Întrebări frecvente despre licitațiile publice și colaborarea cu noi

Toate componentele ofertei, pregătite și verificate împreună: analiza Go/No-Go și matricea de conformitate; DUAE și dosarul de calificare; propunerea tehnică, scrisă pe cerințele caietului de sarcini și pe grila de punctaj; propunerea financiară (formulare, centralizatoare, devize, verificări aritmetice și de coerență); depunerea în SEAP, cu dovada depunerii; toate rundele de clarificări și sprijinul la atribuire și contractare, până la semnare. Costurile terțe (traduceri, garanții, taxe) nu sunt incluse și se refacturează la cost.

Ideal, imediat după publicarea anunțului: atunci se mai pot adresa întrebări de clarificare și se pot obține la timp documentele de la terți. Putem lucra și pe termene scurte, cu suprataxa de urgență afișată în calculator: +25% din onorariul de documentație sub 7 zile lucrătoare și +50% sub 3 zile lucrătoare, numai după o verificare de fezabilitate.

Da. Verificăm înregistrarea în SEAP și semnătura electronică calificată, construim dosarul de bază al societății și alegem împreună primele proceduri potrivite. De multe ori începem cu achiziții directe (Oferta light, de la 1.590 lei) sau cu proceduri simplificate. Pentru început există și pachetul „Intrare în achiziții publice” (12.900 lei).

Pentru majoritatea procedurilor: certificatul constatator, certificatele de atestare fiscală, cazierul judiciar al societății și al reprezentanților, situațiile financiare, dovezile pentru experiența similară (contracte, procese-verbale de recepție, recomandări), CV-uri, diplome și atestate pentru personalul-cheie, dovezi pentru echipamente, certificate ISO și autorizări de specialitate. Lista exactă v-o trimitem pentru fiecare procedură, după analiza fișei de date.

Lucrăm integral de la distanță, cu întâlniri video și un spațiu de documente partajat, cu clienți din toată țara. Vă așteptăm și la birourile din București, Cluj-Napoca și Suceava, cu programare.

Da, pe baza unei împuterniciri limitate la operațiunile convenite. Declarațiile pe propria răspundere le semnează reprezentantul legal sau persoana împuternicită, cu semnătură electronică calificată. Noi pregătim fișierele, verificăm semnăturile, încărcăm oferta cu cel puțin 24 de ore înainte de termen și vă transmitem dovada depunerii.

Da. Proiectele finanțate prin PNRR, Fondul pentru Modernizare sau programele de coeziune adaugă reguli proprii: eligibilitate, principiul DNSH („să nu prejudicieze în mod semnificativ”), raportare și verificări ulterioare. Le integrăm în ofertă și în documentele de execuție, ca dosarul să reziste și controalelor de după semnare.

Da. Pentru companiile străine avem un site separat, în limba engleză: consultantseap.ro. Ne ocupăm de echivalarea documentelor străine, de traduceri, legalizări și apostilă, de înregistrarea în SEAP și de asocierile cu parteneri români. Procedurile se desfășoară în limba română; comunicarea cu dumneavoastră poate fi în engleză.

SEAP (Sistemul Electronic de Achiziții Publice, e-licitatie.ro) este platforma prin care se desfășoară procedurile din România: anunțuri, clarificări, depunerea ofertelor, comunicarea rezultatului. Fără un cont de operator economic activ și fără semnătură electronică calificată nu puteți depune oferte. Înregistrarea o facem la cerere (650 lei) și este gratuită în orice mandat.

Documentul unic de achiziție european (DUAE) este declarația pe propria răspundere prin care confirmați că nu vă aflați în situații de excludere și că îndepliniți criteriile de calificare. Se completează în SEAP pentru fiecare participant: ofertant, asociați, terți susținători și, după caz, subcontractanți. Un DUAE incomplet sau neconcordant cu documentele prezentate ulterior este una dintre cele mai frecvente cauze de respingere; de aceea îl verificăm criteriu cu criteriu.

De multe ori, da: în asociere, cu sprijinul unui terț susținător sau cu subcontractanți. Fiecare variantă are consecințe diferite asupra răspunderii, a documentelor și a împărțirii lucrărilor. Vă recomandăm structura potrivită în analiza Go/No-Go și construim dosarul astfel încât fiecare membru să acopere exact ce trebuie.

Dacă prețul pare neobișnuit de scăzut față de ce se cere, autoritatea vă cere explicații (art. 210 din Legea nr. 98/2016). Răspunsul trebuie susținut cu dovezi verificabile: oferte de la furnizori, analize de preț, norme de consum, date de productivitate. Construim acest dosar din structura devizelor, încă din faza de ofertare.

Termenul îl stabilește autoritatea și este, de regulă, scurt. Analizăm solicitarea în aceeași zi, vă propunem răspunsul și documentele-suport și, după aprobarea dumneavoastră, îl încărcăm în SEAP. Răspunsul nu poate modifica oferta dincolo de ce permite legea; o clarificare formulată greșit poate face neconformă o ofertă altfel bună.

Pe lângă onorariul nostru (de la 7.900 lei, după valoarea procedurii), contestatorul constituie cauțiunea prevăzută de Legea nr. 101/2016, care se restituie sau se reține potrivit legii. La curtea de apel se adaugă taxele judiciare și, unde reprezentarea este obligatorie, onorariul avocatului cu drept de practică, contractat direct de dumneavoastră. Toate costurile vi le estimăm în scris înainte de a depune ceva.

Vă apărăm atribuirea: punct de vedere, intervenție, concluzii scrise și protejarea informațiilor confidențiale din oferta dumneavoastră (apărare la CNSC de la 5.900 lei). Termenele sunt de câteva zile, deci anunțați-ne imediat ce aflați de contestație.

Pornind de la valoarea estimată fără TVA a loturilor pe care le ofertați, după grila publicată: 4.000 lei sub 150.000 lei, apoi procente descrescătoare pe tranșe. Calculatorul vă arată tariful orientativ în aproximativ un minut. Tarif orientativ; oferta fermă se confirmă în scris după analiza documentației. Pentru abonamente, proceduri cu mai multe loturi și clienți recurenți aplicăm condiții preferențiale.

În Varianta Standard, tariful are două componente: onorariul de documentație, pentru munca de pregătire, și comisionul de succes, datorat numai dacă sunteți chemat la semnarea contractului. Comisionul se calculează pe cota dumneavoastră din valoarea ofertei câștigătoare, fără TVA, se facturează la data invitației la semnare și se plătește în 10 zile lucrătoare, într-o singură plată, fără legătură cu încasările dumneavoastră.

Momentul în care autoritatea contractantă vă transmite, prin SEAP, pe e-mail sau în altă formă scrisă, invitația de a semna contractul, acordul-cadru sau contractul subsecvent. Comunicarea rezultatului, singură, nu este încă succes. Dacă se semnează fără o invitație scrisă, contează data semnării. Aceeași definiție stă la baza ratei noastre de succes.

Dacă motivul nu vă este imputabil (CNSC sau instanța anulează atribuirea ori procedura, sau autoritatea anulează procedura), vă restituim integral comisionul, în bani, în 10 zile lucrătoare. Dacă sunteți chemat din nou la semnare în aceeași procedură sau în procedura reluată în 12 luni, comisionul se datorează din nou. Dacă refuzați semnarea, vă retrageți oferta sau nu constituiți garanția de bună execuție, comisionul rămâne datorat.

Onorariul de documentație rămâne datorat, pentru că acoperă munca efectiv prestată; comisionul de succes nu se datorează. Analizăm împreună raportul procedurii și, dacă există temei, evaluăm o contestație în termenul legal. Documentele din dosarul central rămân pregătite pentru următoarea procedură.

Dacă autoritatea anulează procedura înainte de termenul de depunere, a doua tranșă a onorariului nu se mai facturează. Dacă procedura se relansează în 6 luni, cu cel mult 20% din cerințe modificate, dosarul relansat costă 30% din onorariul inițial. Dacă anularea are loc după depunere, onorariul de documentație rămâne datorat, iar comisionul de succes nu se datorează. Dacă anularea vine după invitația la semnare, comisionul se restituie integral.

În asociere, numai pe cota dumneavoastră din oferta câștigătoare; ca subcontractant, pe valoarea subcontractului. Loturile câștigate în aceeași procedură se cumulează. La acordurile-cadru: la invitația de semnare a acordului se facturează un avans de 25% din comisionul calculat pe cel mai mare contract subsecvent, apoi comisionul pentru fiecare contract subsecvent, cumulat, cu avansul scăzut din primele facturi.

Da, cu Varianta Fixă: un singur onorariu, egal cu onorariul de documentație × 1,4, fără nimic la chemarea la semnare. Se oferă de la 300.000 lei și este mai avantajoasă dacă vă așteptați să fiți chemat des la semnare. Puteți și fixa comisionul ca sumă încă de la mandatare: scade dacă oferta câștigătoare este mai mică și nu crește niciodată.

Nu negociem de la caz la caz. Prețurile sunt publicate și aceleași pentru toți, iar reducerile se aplică după reguli publice: client recurent, pachete de proceduri, program anual, abonați Monitorizare Pro, re-ofertare. Se aplică regula cea mai avantajoasă, cel mult 25% din onorariul de documentație. Diferențele față de calculator (loturi, asociere, devize, urgență) vi le scriem în oferta fermă.

Prin Garanția Dosar Conform: dacă oferta este respinsă pentru o eroare de formă care ne aparține, vă restituim integral onorariul de documentație, în bani, în 15 zile, sau vă acordăm un credit de 150%, la alegere. Condiția este ca documentele să ne fi ajuns la timp (calificare și tehnic cu 3 zile lucrătoare înainte de termen, prețurile cu 2 zile).

Nu garantăm atribuirea și vă recomandăm prudență față de oricine o face: decizia aparține autorității contractante, pe baza tuturor ofertelor. Garantăm conformitatea, coerența și depunerea la timp. Prețurile nu includ TVA; se adaugă TVA 21%, cota în vigoare la data facturării.

La cerere, semnăm un acord de confidențialitate înainte de orice schimb de documente. Accesul la dosarul dumneavoastră îl are doar echipa mandatului. Nu folosim documentele, prețurile sau know-how-ul dumneavoastră pentru alți clienți și nu asistăm doi ofertanți concurenți în aceeași procedură. Pentru datele personalului propus în ofertă încheiem un acord de prelucrare a datelor.

Ar fi, dacă am lucra pe ambele părți ale aceleiași proceduri, iar asta nu se întâmplă niciodată. Înainte de orice mandat verificăm registrul intern; dacă am lucrat pentru autoritate la o procedură, nu acceptăm mandate de la ofertanți pentru acea procedură, și invers. La analiza Go/No-Go vă spunem în scris dacă am lucrat pentru aceeași autoritate în ultimele 24 de luni. Regulile complete sunt în Politica de independență și conflict de interese.

Comunicăm cu autoritatea doar prin canalele oficiale ale procedurii (clarificări, răspunsuri, contestații, corespondență oficială), în numele dumneavoastră și cu aprobarea dumneavoastră. Nu facem demersuri informale pe lângă autoritate sau pe lângă comisia de evaluare. Un dosar bun nu are nevoie de ele.