Cum lucrăm: un singur flux, de la oportunitate la contract
Achizițiile publice din România se desfășoară integral electronic, sunt puternic formalizate și au termene care se calculează în zile. De aceea nu improvizăm: aplicăm aceeași succesiune de etape la fiecare procedură, cu livrabile clare și cu aprobarea dumneavoastră la fiecare punct de decizie.
Fluxul în patru etape
Fiecare pas are un livrabil și, unde este cazul, o aprobare a dumneavoastră. Pasul următor începe doar după aprobare.
| Etapa | Pas | Ce facem | Ce primiți | Ce aprobați |
|---|---|---|---|---|
| 1. Identificare | Monitorizare | Monitorizăm SEAP pe coduri CPV, regiuni și profilul societății | Listă săptămânală de oportunități | Procedurile de analizat |
| Go/No-Go | Analizăm fișa de date, caietul de sarcini, contractul și criteriile | Memo Go/No-Go, matrice de conformitate, registru de riscuri | Decizia de participare | |
| Plan de ofertare | Stabilim structura de participare, echipa și termenele interne | Plan și calendar de ofertare | Structura: singur, asociere, terț, subcontractant | |
| 2. Construire | Documente | Listă de documente, dosar central, traduceri și legalizări | Listă de verificare și situația documentelor | Documentele societății |
| Calificare și DUAE | DUAE, declarații, formulare, împuterniciri, dovezi | Dosar de calificare gata de încărcare | Semnarea declarațiilor | |
| Propunere tehnică | Metodologie, organizare, program, calitate-mediu-securitate, riscuri, resurse | Propunere tehnică și anexe | Conținutul tehnic | |
| Propunere financiară | Devize, analize de preț, formulare, centralizatoare, verificări | Pachet financiar gata de depunere | Prețurile finale | |
| Control de calitate | Verificăm coerența calificare–tehnic–financiar | Raport de control | Varianta finală | |
| 3. Depunere | Depunere | Structura fișierelor, semnături, încărcare, criptare unde se cere | Dovada depunerii și arhiva ofertei | — |
| Clarificări | Întrebări către autoritate, răspunsuri, jurnal de clarificări | Răspunsuri depuse, jurnal | Fiecare răspuns | |
| Rezultat | Documente suplimentare, analiza raportului procedurii | Listă de verificare pentru atribuire | — | |
| 4. Livrare | Contractare | Revizuirea contractului, garanția de bună execuție, documentele cerute înainte de semnare | Dosar de contractare | Semnarea |
| Contestații | Evaluarea șanselor, strategie, dosar, termene | Memo de strategie, contestație sau punct de vedere | Decizia de a contesta | |
| Post-atribuire | Situații de lucrări, modificări, ajustarea prețului, recepții | Situații lunare, dosar de recepție | Fiecare situație |
Principiul de lucru: valorile comerciale din ofertă le aprobați dumneavoastră. Noi răspundem pentru conformitate, pentru coerența internă a ofertei și pentru depunerea la timp în platformă.
Primele 30 de zile de colaborare
Integrarea se face de la distanță și este inclusă în mandat. Dacă există o procedură potrivită, la finalul primei luni aveți prima ofertă depusă.
Săptămâna 1 — Mandat și configurare
- Atelier de lansare și verificarea conflictului de interese
- Acord de confidențialitate și domeniul mandatului, convenite în scris
- Profilul societății: coduri CPV, capacitate, regiuni vizate
- Contul SEAP și semnătura electronică calificată, verificate
Săptămâna 2 — Dosarul central de documente
- Documentele societății (corporative, fiscale, certificări), colectate o singură dată
- Experiența similară, CV-urile și dovezile pentru echipamente, indexate
- Traducerile și legalizările necesare, inițiate
- Prima listă de oportunități, livrată
Săptămâna 3 — Prima decizie
- Memo Go/No-Go pe o procedură deschisă
- Matricea de conformitate și registrul de riscuri
- Structura de participare convenită: singur, asociere sau subcontractare
- Planul de ofertare, cu termenele interne
Săptămâna 4 — Prima depunere
- Calificarea, propunerea tehnică și propunerea financiară, finalizate
- Controlul de calitate și de coerență
- Depunerea în platformă, cu dovada depunerii
- Urmărirea clarificărilor și a garanțiilor
Notă: Dacă la începutul colaborării există deja o procedură deschisă, etapele se comprimă: analiza Go/No-Go și dosarul de documente se lucrează în paralel, din prima zi.
Cum țineți controlul
- Un bid manager desemnat, interlocutor unic pentru toate procedurile dumneavoastră.
- Atelier de lansare: strategie, lista de documente, fluxul de semnături, partenerii posibili.
- Status săptămânal în fiecare lună cu oferte active: ce s-a făcut, ce urmează, ce decizii vă așteaptă.
- Spațiu de documente partajat, cu versiuni controlate; varianta finală o aprobați dumneavoastră.
- Jurnalul aprobărilor: fiecare valoare comercială din ofertă are aprobarea dumneavoastră înregistrată, cu dată și persoană.
- Raport lunar: proceduri analizate, oferte depuse, admise, clasate pe primul loc, chemări la semnare, riscuri și pașii următori.
Termenele pe care ni le asumăm
- Analiza Go/No-Go gratuită (o pagină)
- 2 zile lucrătoare
- Memo-ul Go/No-Go complet și matricea de conformitate
- 3 zile lucrătoare
- Oferta fermă de preț
- în cel mult o zi lucrătoare de la analiza documentației
- Proiectul răspunsurilor la clarificări
- în cel mult o zi lucrătoare
- Controlul de calitate al dosarului complet
- finalizat cu cel puțin 3 zile lucrătoare înainte de termen
- Depunerea în SEAP
- cu cel puțin 24 de ore înainte de termenul-limită, pentru mandatele primite în termen standard
- Evaluarea unei posibile contestații
- apel în aceeași zi, evaluare scrisă în 2 zile lucrătoare de la comunicarea rezultatului
- Raportul lunar pentru abonați
- până în a 5-a zi lucrătoare a lunii
Ce avem nevoie de la dumneavoastră
- O persoană de contact cu drept de decizie, care poate aproba la timp
- Documentele pentru calificare și propunerea tehnică cu cel puțin 3 zile lucrătoare înainte de termen, iar prețurile finale cu cel puțin 2 zile lucrătoare înainte
- Semnatari disponibili, cu semnătură electronică calificată valabilă
- Aprobarea prețurilor finale și a datelor comerciale
- Sprijin în comunicarea cu partenerii, subcontractanții și terții susținători, atunci când este cazul
Notă: Întârzierile la documente sau la aprobări scurtează timpul pentru controlul de calitate. Le semnalăm imediat, în scris, împreună cu riscul pe care îl creează.
Unde se termină responsabilitatea noastră
- Nu garantăm atribuirea contractului. Decizia aparține autorității contractante și depinde și de ofertele celorlalți participanți.
- Garanțiile sunt emise de bănci și de societăți de asigurare. Noi asigurăm conformitatea textului și fluxul documentelor.
- Acolo unde reprezentarea juridică este obligatorie, ea se asigură prin avocați cu drept de practică, pe care îi coordonăm și cu care contractați direct.
- Exactitatea și autenticitatea documentelor emise de dumneavoastră sau de terți rămân în răspunderea emitentului. Noi verificăm consecvența lor cu cerințele.
- Prețurile finale și angajamentele comerciale sunt decizia dumneavoastră.
- Toate datele clienților sunt confidențiale. La cerere, semnăm un acord de confidențialitate înainte de orice schimb de documente.
Patru moduri de colaborare
Alegeți modul potrivit volumului de proceduri și etapei în care vă aflați. Puteți trece oricând de la unul la altul. Prețuri în lei, fără TVA.
| Mod | Pentru cine | Ce include | Tarif de pornire |
|---|---|---|---|
| Per procedură | O licitație anume | Dosarul complet, de la Go/No-Go la semnarea contractului | Onorariu de documentație de la 4.000 lei + comision de succes numai la chemarea la semnare, sau Varianta Fixă (de la 300.000 lei); achiziții directe: Ofertă light de la 1.590 lei |
| Abonament „Birou de licitații” | Societăți care ofertează constant | Monitorizare, 1, 3 sau 5 oferte complete pe lună, analize Go/No-Go, bid manager, raportare | Monitorizare Pro 3.900 lei pe lună; Birou Start 14.900 lei, Birou Pro 34.900 lei, Birou Integral 54.900 lei pe lună |
| Consultanță punctuală | Echipe de ofertare proprii | Verificare înainte de depunere, a doua opinie, module de ofertă, instruire | 290 lei–490 lei pe oră (2.200 lei–3.700 lei pe zi); verificarea ofertei de la 3.500 lei |
| Post-atribuire | Contracte deja semnate | Situații de lucrări, ajustarea prețului, revendicări, garanții, recepții | Situație de lucrări de la 1.500 lei + 0,15% din valoare; abonament pe contract de la 2.500 lei pe lună |
Mai oferim: contestații la CNSC (evaluarea șanselor 1.900 lei, creditată în contestație; contestația de la 7.900 lei), licitații în alte state ale Uniunii Europene (Monitorizare UE de la 2.900 lei pe lună) și servicii pentru autoritățile contractante, la preț fix.
Tarif orientativ; oferta fermă se confirmă în scris după analiza documentației. Pentru abonamente, proceduri cu mai multe loturi și clienți recurenți aplicăm condiții preferențiale.
Costurile terțe, gestionate transparent
Unele costuri nu sunt onorariile noastre, ci plăți către terți. Le gestionăm în numele dumneavoastră, la cost, fără adaos, cu documente justificative:
- comisioanele bancare sau primele de asigurare pentru garanții;
- traducerile autorizate, legalizările, apostila și taxele oficiale;
- cauțiunea pentru contestații și taxele judiciare;
- onorariile avocaților, acolo unde reprezentarea este obligatorie;
- onorariile specialiștilor externi: la cost plus 10% pentru coordonare dacă îi contractăm noi, la cost dacă îi contractați direct;
- curieratul.
Garanțiile se emit pe numele societății dumneavoastră, de banca sau de asigurătorul dumneavoastră, iar cauțiunea și onorariul avocatului le achitați direct. Nicio cheltuială de peste 2.500 lei (sau peste 10.000 lei pe lună, cumulat) nu se angajează fără aprobarea dumneavoastră scrisă.
Începem cu o procedură concretă
Trimiteți-ne linkul procedurii și termenul de depunere. Primiți analiza Go/No-Go în 2 zile lucrătoare și decideți apoi dacă mergem mai departe.
Consultanță 30 min · 100 € (TVA inclus)